El equipo de Emburse está emocionado de que empieces. Esta guía de inicio rápido cubre los conceptos básicos desde el punto de vista de un administrador o propietario. Los que no son administradores o propietarios solo ven sus propias tarjetas y transacciones, no todas las tarjetas y transacciones.
Tarjetas
Administre las tarjetas para todos los miembros desde la sección Tarjetas de su cuenta.
Una tarjeta con una raya negra es una tarjeta física y una tarjeta con píxeles grandes es una tarjeta virtual.
Los administradores controlan todos los aspectos de esta sección de la cuenta, incluida la asignación de tarjetas, la edición de la configuración de las tarjetas (restricciones) y la suspensión o cancelación de tarjetas. Busque por descripción de tarjeta o los últimos 4 dígitos y filtre por cualquier estado, categoría, ubicación o campos personalizados.
Los fondos están vinculados a su cuenta, no a cada tarjeta individual. La asignación de una tarjeta individual puede exceder el saldo de su cuenta. Si el saldo de la tarjeta es 0€, se rechazará la tarjeta.
Tarjeta individual (Contabilidad)
Haga clic en una tarjeta para encontrar información de facturación, presupuesto y categorizaciones contables. La tarjeta virtual a continuación tiene una descripción de la tarjeta de conferencia. Las tarjetas no requieren el nombre de una persona. La descripción de una tarjeta puede ser cualquier cosa, desde un equipo, evento o cualquier artículo de línea de presupuesto.
Asignado a: propietario designado de una tarjeta. No se requiere un propietario específico de una tarjeta para gastos compartidos (comidas de equipo, suscripciones, etc.).
Dirección de facturación: dirección de la sede de la empresa.
Categoría de gastos: categorice previamente las tarjetas para reducir la conciliación. Codifique todas las transacciones en la tarjeta con un código de gastos que coincida con su plan de cuentas. Útil para tarjetas con un propósito limitado, p. Ej. transporte, comidas, etc. Cambie los códigos según la transacción.
Campos personalizados: personalice sus tarjetas, transacciones y miembros con otras etiquetas (por ejemplo, departamento, código de empresa).
Restricciones y política de gastos de la tarjeta
Restrinja cualquier tarjeta por importe en euros con límite diario o de transacción, establezca una fecha de finalización y seleccione los comercios donde se puede usar la tarjeta. Actualiza cualquier restricción en tiempo real.
Cantidad
Hay cuatro modos de restricciones de cantidad: presupuesto, diario, semanal y mensual.
Un presupuesto es como una tarjeta de regalo prepagada. Si se selecciona "Para un solo uso", significa que la tarjeta se cancela inmediatamente después de que se usa por primera vez y es útil para compras únicas (vuelos y conferencias).
Fecha final
Establezca una fecha de finalización para la tarjeta para restringir la última fecha en que se puede usar. Tenga en cuenta que esta no es una fecha de vencimiento. Una vez que pasa una fecha de finalización, la tarjeta se suspende automáticamente y se puede reactivar más tarde, lo que es útil para los controles presupuestarios.
Restricciones comerciales
Restrinja el gasto para seleccionar categorías de comerciantes.
Política de gastos
Haga cumplir automáticamente las políticas de gastos en las tarjetas. Exija recibos para cualquier gasto que supere una cantidad específica en dólares y requiera categorías para gastos con tarjetas vinculadas a un departamento o ubicación específicos.
Actas
Filtre las transacciones por fecha, monto, tarjeta, miembro, categoría, ubicación y cualquier campo personalizado. Esto es útil para determinar lo que gastan los empleados y hacer cumplir los controles presupuestarios. Por ejemplo, puede ver cuánto gastó un empleado en transporte relacionado con un proyecto específico en los últimos 30 días.
Haga clic en una transacción para ver todos sus detalles. Agregue notas para realizar un seguimiento de la información importante y cargue o descargue un recibo relacionado con la transacción.
Utilice los controles de la Política de gastos para localizar transacciones a las que les faltan recibos o que requieren revisión u otros elementos de acción relacionados con las tareas. El icono de marca de verificación indica si una transacción tiene un recibo cargado y el icono X indica que la transacción está siendo disputada.
Contabilidad: transacciones de exportación
Sincronice automáticamente los gastos en QuickBooks Online, Xero, Intacct o NetSuite mediante la extensión de Chrome. Ahorra tiempo porque no es necesario descargar y cargar extractos bancarios manualmente. La Extensión también realiza una comparación inteligente en categorías y otros campos contables de Emburse.
Exporte todos los datos de transacciones, incluidas las categorías de gastos y los campos personalizados, en formato CSV u OFX para agregar transacciones a cualquier otra plataforma de contabilidad. Vea o descargue un estado de cuenta en PDF con un saldo inicial y final también.
Cuentas bancarias
Conecte una o más cuentas bancarias para depositar fondos en su cuenta Emburse. Una vez conectado, sirve como una cuenta bancaria secundaria con todos los fondos retenidos en una cuenta asegurada por la FDIC a su nombre.
Vea transferencias pasadas y programe una nueva transferencia desde cualquier cuenta bancaria conectada. Las tarjetas se extraerán del saldo de su cuenta. El saldo del libro mayor incluye las transacciones pendientes, mientras que el saldo disponible solo incluye las transacciones que se han registrado.
Establezca un saldo mínimo alrededor de un 25% más alto que su gasto semanal anticipado. Si su saldo es bajo, Emburse retirará automáticamente de su cuenta bancaria conectada predeterminada para reponer sus fondos y alcanzar el saldo mínimo. Esto se puede hacer una vez a la semana o todos los días.
Todas las transferencias ACH suelen tardar 3 días hábiles completos. Si necesita retirar fondos, cancelar una transferencia programada o acelerar una transferencia, envíe un correo electrónico a support@emburse.com para obtener ayuda.
Preguntas?
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